Veelgestelde vragen over de UPA

De Uniforme Pensioen Aangifte: hoe werkt het?

​Alle organisaties aangesloten bij PFZW zijn sinds januari 2017 overgestapt op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). Uw pensioenaangifte verloopt daardoor anders.

Organisaties en administratiekantoren doen nu maandelijks pensioenaangifte via UPA-aanleveringen (het versturen van UPA-berichten). Lever de pensioengegevens over een bepaalde maand in elk geval binnen tien kalenderdagen van de volgende maand aan.

Voorkom wachttijd aan de telefoon

Heeft u vragen over de UPA? Voorkom wachttijd aan de telefoon en kijk eerst of uw vraag in dit overzicht staat. Wij houden dit overzicht zo actueel mogelijk.

Mijn vraag staat er niet bij

Meer informatie over de UPA kunt u lezen via onderstaande link of stel uw vraag telefonisch of per e-mail aan de werkgeversdesk.

Meer over UPA

  

Over salarispakketten

Wat moet ik voor de UPA doen als ik overga op een (ander) salarispakket?

Wat moet ik doen als ik vragen heb over of problemen met mijn salarispakket?

​Heeft u vragen over of problemen met uw salarispakket? Klik hier voor een lijst met contactgegevens van de meest voorkomende salarispakketten.

Aanleveren met de UPA

Aanleveren volgens de UPA bij bijzondere situaties

Hoe lever ik bij bijzondere situaties aan volgens de UPA?

Om het voor u makkelijker en inzichtelijker te maken hoe u in bepaalde situaties toch correct aanlevert, hebben wij een overzicht voor u samengesteld. Hier leest u over een aantal bijzondere situaties, de uitleg hoe u aanlevert in deze situaties en waar u op moet letten.

Bekijk het overzicht ‘Aanleveren volgens de UPA bij bijzondere situaties’

Hoe levert een administratiekantoor de pensioengegevens geautomatiseerd aan?

Een administratiekantoor moet geautomatiseerd UPA-aanleveringen doen. Hiervoor zijn de volgende zaken van belang:

1. Zorg dat de organisatie het administratiekantoor machtigt

Zonder machtiging mag en kan uw administratiekantoor geen gegevens aanleveren. De beheerder in de organisatie (gebruiker met profielrechten) machtigt het administratiekantoor direct online op pfzw.nl/administratiekantoor.

2. Geef aan PFZW door welk salarispakket u gebruikt

Om de juiste gegevens te kunnen tonen op MijnOrganisatie is het van belang dat PFZW weet welk salarispakket u gebruikt. Heeft u dit nog niet aan ons doorgegeven? Geef dit dan door per e-mail via upa@pfzw.nl

3. Check of u een UPA-account moet aanmaken

Het is niet altijd nodig om een UPA-account aan te maken. Kijk in de laatste kolom bij uw salarispakket:

Check of u een UPA-account moet aanmaken

Als in de lijst in de laatste kolom "ja" staat bij uw salarispakket, is het nodig dat u een UPA-account aanmaakt. Staat er "nee", dan kunt u verder met stap 3.

4. Maak zo nodig uw UPA-account aan

Maak eenmalig een UPA-account aan om een koppeling te maken tussen uw salarispakket en PFZW, zodat u UPA-berichten kunt aanleveren. Uit veiligheidsoverwegingen kunnen we voor het UPA-account niet dezelfde gegevens gebruiken als de inlog van MijnOrganisatie.

UPA-account aanmaken

5. Lever de pensioengegevens maandelijks aan

Voor de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) is het belangrijk dat u elke maand actuele gegevens aanlevert.

Lever de pensioengegevens van een bepaalde maand uiterlijk vóór de tiende van de volgende maand.

Voorbeeld aanleveren gegevens van juli
U levert de gegevens van juli vóór 10 augustus aan. U ziet de wijzigingen terug op de factuur die u eind augustus ontvangt.

Hulp bij uw administratie: wijzigingen doorgeven

Hoe kan ik een nieuwe medewerker aanmelden?

Een nieuwe medewerker meldt u aan via uw salarispakket. Heeft u vrijstelling of tijdelijk uitstel om aan te leveren via een salarispakket? Dan meldt u een nieuwe medewerker aan op pfzw.nl/mijnorganisatie. Klik op de volgende link voor het stappenplan om een nieuwe medewerker, oproepkracht, stagiair of vakantiekracht aan te melden:

Nieuwe medewerker aanmelden

Hulp bij uw administratie: wijzigingen doorgeven

Kan ik met handmatige invoer (online) blijven aanleveren op MijnOrganisatie?

Slechts enkele organisaties mogen vanaf 1 januari 2017 wijzigingen via pfzw.nl/MijnOrganisatie doorgeven. Hiervoor heeft u toestemming nodig van PFZW. Lees of uw organisatie voldoet aan de voorwaarden en vraag toestemming met één van de aanvraagformulieren op

pfzw.nl/upavrijstelling.

Wanneer en hoe vaak moet ik aanleveren?

U levert maandelijks of vierwekelijks aan. U doet dus twaalf of dertien keer per jaar pensioenaangifte. Het maakt daarbij niet uit of u via een salarispakket of via pfzw.nl/mijnorganisatie pensioenaangifte doet.

Lever de pensioengegevens van een bepaalde maand vóór de tiende van de volgende maand (of tien kalenderdagen na het einde van de vierwekelijkse periode) aan.

Voorbeeld aanleveren gegevens van juli
U levert de gegevens van juli vóór 10 augustus aan. U ziet de wijzigingen terug op de factuur die u eind augustus ontvangt. 

Hulp bij uw administratie: wijzigingen doorgeven

Het lukt niet om vóór de 10e de pensioengegevens aan te leveren. Wat nu?

U levert na elke periode (maand of vierwekelijkse periode) binnen tien kalenderdagen de pensioengegevens aan. Als u dit niet redt, dan kunnen we de berekening van het voorschot niet baseren op de afgelopen maand, maar op de laatst aangeleverde maand. Daarmee loopt u het risico dat u grotere correcties op uw factuur krijgt.

De UPA heeft als doel om de facturen op een zo actueel mogelijke situatie te baseren en zo min mogelijk te hoeven corrigeren. Wij adviseren u maatregelen te nemen om het in de toekomst wel mogelijk te maken om vóór de 10e van de volgende maand aan te leveren. Organisaties zijn wettelijk verplicht om binnen 10 kalenderdagen pensioengegevens aan te leveren.

Wat vul ik in bij het leveranciersnummer in het UPA-aangifte?

Bij het verzenden van een UPA-aangifte vult u bij ‘nummer leverancier’ het organisatienummer bij PFZW in van degene die het UPA-aangifte instuurt. Levert de organisatie zelf het UPA-aangfite aan? Vul dan het organisatienummer van de organisatie zelf in. Levert een administratiekantoor het UPA-aangifte aan? Vul dan het organisatienummer van het administratiekantoor in.

Let op dat het nummer dat u invult exact overeenkomt met het organisatienummer; voeg geen punten of nullen toe.

Let op: het organisatienummer is niet de gebruikersnaam van het UPA-account.

U vindt het organisatienummer onder 'Profiel', 'Organisatie' op MijnOrganisatie. Een administratiekantoor vindt het organisatienummer onder 'Gegevens administratiekantoor' op MijnOrganisatie. Andere namen die ook voor dit nummer worden gebruikt, zijn: kenmerk, werkgeversnummer, instellingsnummer, instantienummer, klantnummer of aansluitnummer.

Voor organisaties:

Bekijk uw organisatienummer

Voor administratiekantoren:

Bekijk uw organisatienummer

Wat vul ik in bij de leveranciersnaam in het UPA-aangifte?

Bij ‘naam leverancier’ vult u de naam in van de organisatie of het administratiekantoor die het UPA-aangifte aanlevert. Levert de organisatie zelf het UPA-aangifte aan? Vul dan de naam in van de organisatie. Levert een administratiekantoor het UPA-aangifte aan? Vul dan de naam in van het administratiekantoor. 

Wat vul ik in bij relatienummer aansluiting in het UPA-aangfite?

Bij het relatienummer aansluiting vult u het organisatienummer in van de organisatie (in geval van een administratiekantoor: het organisatienummer van uw klant waarvoor u het UPA-aangifte inzendt). Het is van belang dat u het organisatienummer invult dat hoort bij het loonheffingennummer. Check voor de zekerheid of de combinatie van relatienummer en loonheffingennummer klopt. Lees meer op pfzw.nl/loonheffingennummer.

Let op dat het nummer dat u invult exact overeenkomt met het organisatienummer; voeg geen punten of nullen toe.

Let op: het organisatienummer is niet de gebruikersnaam van het UPA-account.

U vindt het organisatienummer onder 'Profiel', 'Organisatie' op MijnOrganisatie. Andere namen die ook voor dit nummer worden gebruikt, zijn: kenmerk, werkgeversnummer, instellingsnummer, instantienummer, klantnummer of aansluitnummer.

Moet ik pensioenaangifte doen voor een oproepkracht die niet heeft gewerkt?

Voor de UPA levert u de pensioengegevens aan van alle medewerkers over een bepaalde periode (maand of vierwekelijkse periode). Doe dit binnen tien kalenderdagen in de opvolgende periode.

Bij een oproepkracht worden uren (vaak) een maand achteraf uitbetaald. Het kan voorkomen dat er perioden zijn waarin de oproepkracht geen betalingen heeft ontvangen. Over die perioden vult u wel het voltijd jaarsalaris in en geeft u nul (0) uren door.

Hulp bij uw administratie: wijzigingen doorgeven

Hoe lever ik aan als bepaalde medewerkers (vakantiekrachten, stagiairs) zijn uitgezonderd van deelname aan de pensioenregeling?

Aanlevering via een salarispakket
U meldt alle medewerkers van de organisatie aan, maar voor degenen die niet onder de pensioenregeling vallen zet u de regelinggegevens uit. Op basis van (onder andere) de aard van de code kunnen we zien of medewerkers wel of niet deelnemen aan de pensioenregeling. Dit betekent dat we wel de gegevens van deze medewerkers ontvangen, maar geen premie berekenen.

Aanlevering via pfzw.nl/mijnorganisatie
Als u vrijstelling of tijdelijk uitstel heeft gekregen om aan te leveren via een salarispakket, en via handmatige invoer op MijnOrganisatie pensioenaangifte mag doen, dan hoeft u de vakantiekrachten en stagiairs niet aan te melden.

Hulp bij uw administratie: wijzigingen doorgeven

Aanleveren volgens de UPA bij bijzondere situaties

Hoe geef ik aan dat een medewerker (tijdelijk) geen pensioen opbouwt (bijv. wachtgelders, stagiairs)?

​Aanlevering via salarispakket
Zorg ervoor dat bij betalingen die niet pensioengevend zijn, de regelinggegevens pensioen (inhouding pensioenpremie) uit staan. Dit geldt voor wachtgeld, maar ook aanvullingen WW, WIA en bijvoorbeeld onkostenvergoedingen voor leden van de RvT. Ook bij vakantiewerkers en stagiairs zet u de regelinggegevens pensioen uit. Dit betekent dat we wel de gegevens van deze medewerkers ontvangen, maar geen premie berekenen.

Aanlevering via pfzw.nl/mijnorganisatie
Als u vrijstelling of tijdelijk uitstel heeft gekregen om aan te leveren via een salarispakket, en via handmatige invoer op MijnOrganisatie pensioenaangifte mag doen, dan hoeft u de vakantiekrachten, stagiairs en wachtgelders niet aan te melden.

Hulp bij uw administratie: wijzigingen doorgeven

Aanleveren volgens de UPA bij bijzondere situaties

 

Wat is de exacte berekening van het voltijd jaarsalaris (regelingloon)?

Het begrip voltijd jaarsalaris/regelingloon
De basis voor het voltijd jaarsalaris/regelingloon is de situatie per 1 januari van een jaar of de datum van indiensttreding. PFZW wil van de medewerkers het voltijd jaarsalaris/regelingloon weten om op basis daarvan de pensioenopbouw te berekenen.

Het voltijd jaarsalaris/regelingloon berekent u:

  • voltijd maandsalaris × 12 (of 13 als in 4-wekelijkse perioden gewerkt wordt)
  • + 8% vakantiegeld (eventueel het afgesproken vloerbedrag)
  • + X% eventuele structurele eindejaarsuitkering (EJU/REJU) per 31 december van het voorgaande jaar (eventueel het afgesproken vloerbedrag) over de looncomponenten die volgens de cao voor EJU/REJU in aanmerking komen.
  • + X% eventuele werkgeversbijdrage Levensloopregeling over de looncomponenten die volgens de cao voor de werkgeversbijdrage Levensloopregeling in aanmerking komen.

Wij gaan in de beschrijvingen van de onderdelen niet specifiek in op afspraken die gelden in de verschillende cao’s. Zo kan het voorkomen dat een eindejaarsuitkering met of zonder vakantiegeld is.

Op dit moment krijgen wij vragen binnen over de berekening van het regelingloon vanuit het CAO VVT. Per 1 januari 2017 wordt de opbouw voor de EJU verhoogd van 5,7% naar 7,0%. Op hetzelfde moment wordt de grondslag voor de opbouw van de EJU het salaris als bedoeld in artikel 1.1 sub 13; het vakantiegeld maakt geen deel meer uit van de berekeningsgrondslag. De wijziging per 1-1-2017 m.b.t. de EJU niet meer over de vakantietoeslag heeft pas consequenties voor het voltijdjaarsalaris/regelingloon per 1-1-2018. De uitleg over de berekening wordt bovenstaand weergegeven.

Waar vind ik de handleiding aanleveren UPA?

Wat vul ik in bij het nummer inkomstenverhouding (nr. IKV)?

​In de aangifte loonheffingen vraagt de Belastingdienst niet naar de gegevens van de dienstbetrekking, maar naar de gegevens van de inkomstenverhouding (IKV). Aangezien de Uniforme Pensioen Aangifte zoveel mogelijk aansluit op de loonaangifte, dient u bij de pensioenaangifte het nummer inkomstenverhouding (IKV-nummer) in te vullen.

U doet geen loonaangifte
Maar ook als u geen loonaangifte doet, moet u het nummer inkomstenverhouding invullen. U mag zelf een nummer inkomstenverhouding toekennen. Let op, als u in de toekomst loonaangifte gaat doen en/of een salarispakket krijgt, dan moet u het toegekende nummer overnemen in het salarispakket.

> Lees meer over het nummer inkomstenverhouding

Wat zijn de verloonde uren?

De verloonde uren voor pensioen (of verloonde uren voor regeling) moet u elke periode (maand of 4 weken) doorgeven. Dit geldt voor zowel vaste medewerkers als voor oproepkrachten.

Uren en toeslagen die deel uitmaken van de verloonde uren voor pensioen:

  • vaste gewerkte uren; 
  • extra gewerkte uren (deze verhoogt u met het percentage adv-/vakantiedagen over deze uren); 
  • uitbetaalde vakantie-uren tijdens dienstverband (niet bij ontslag); 
  • de toeslag die een oproepkracht ontvangt voor adv-/vakantiedagen. De gewerkte uren hoogt u op met dit percentage; 
  • ziekengeld (meerwerk) uren en doorbetaalde WAZO uren door het UWV.

De verloonde uren voor pensioen mogen geen schommelingen vertonen in maanden die meer of minder SV dagen hebben. Schommelingen zijn alleen toegestaan in maanden waarin extra uren gewerkt zijn.

Vanaf 1 januari 2006 geldt dat iedere medewerker ook pensioen opbouwt over de uren die hij méér werkt dan de voor hem normaal geldende cao-werktijd. Met andere woorden: de verloonde uren voor pensioen kunnen hoger zijn dan 156 uur per periode bij een werkweek van 36 uur. (Bij een werkweek van 38 uur geldt 164,67 uur en bij een werkweek van 40 uur geldt 173,33 uur).

Afronden op twee decimalen
De verloonde uren ronden we af op twee cijfers achter de komma. Het derde cijfer achter de komma is bepalend voor de afronding: t/m 4 naar beneden, 5 t/m 9 naar boven.

UPA terugkoppelingen

Hoe, waar en wanneer kan ik zien of mijn UPA-aangifte ontvangen is, correct is en of deze verwerkt is?

Als u vanuit een organisatie of administratiekantoor een UPA-aangifte aanlevert via een salarispakket, dan krijgt u berichten terug (meldingen) vanuit het salarispakket. Deze meldingen worden weergegeven op MijnOrganisatie.

Als u via handmatige invoer uw pensioengegevens aanlevert op MijnOrganisatie, dan krijgt u geen meldingen te zien. Zodra u de gegevens op MijnOrganisatie heeft ingevuld, verzendt u deze. Als de verzending succesvol is, krijgt u hiervan direct een melding op het scherm in MijnOrganisatie te zien.

Bij aanlevering van een UPA-aangifte, krijg ik de foutmelding ‘gebruikersnaam en/of wachtwoord is incorrect’. Wat moet ik doen?

Controleer eerst of de gebruikersnaam van het UPA-account is ingevuld in het salarispakket. Dit is niet hetzelfde als het door het PFZW afgegeven organisatienummer. Bij de gebruikersnaam van het UPA-account hoort het wachtwoord van het UPA-account. Dat is niet hetzelfde als het wachtwoord dat u gebruikt om in te loggen op MijnOrganisatie.

Als u nog geen UPA-account heeft, maak dit dan eerst aan op MijnOrganisatie.

Voor organisaties:

UPA account aanmaken

Voor administratiekantoren:

UPA account aanmaken voor administratiekantoren

Het loonheffingennummer in combinatie met het relatienummer is niet juist. Wat moet ik doen?

Dit kan twee oorzaken hebben:

1. Het loonheffingennummer dat bij ons in de administratie staat, is niet juist. Verzorgt u als administratiekantoor de pensioenaangifte van meerdere organisaties in de sector zorg en welzijn? Dan moet elke organisatie een eigen loonheffingennummer hebben.

Op MijnOrganisatie kunt u controleren welk loonheffingennummer bij ons geregistreerd staat. Log in en ga via ‘Profiel’ naar ‘Organisatie’. Achter ‘Loonheffingennummer’ ziet u het bij PFZW geregistreerde loonheffingennummer staan. 

Controleer het loonheffingennummer

Klopt het loonheffingennummer niet? Geef een wijziging of fout in het loonheffingennummer door via e-mail: relatiebeheer@pfzw.nl. Vermeld in uw e-mail:

  • de naam van uw organisatie
  • uw organisatienummer bij PFZW
  • uw nieuwe loonheffingennummer
  • de ingangsdatum van de wijziging
  • de reden van de wijziging

 

Zodra het juiste loonheffingennummer op MijnOrganisatie staat, stuurt u uw pensioenaangifte opnieuw in.

    2. Het relatienummer dat u opgeeft in uw salarispakket, is niet correct. Het relatienummer is het organisatienummer. Dit moet altijd het organisatienummer zijn dat bij het loonheffingennummer hoort. U vindt het organisatienummer terug op de facturen en brieven van PFZW. Let op dat het relatienummer dat u invult exact overeen komt met het organisatienummer; voeg geen punten of nullen toe. Pas het nummer aan in uw salarispakket en stuur uw pensioenaangifte opnieuw in.

UPA-account

Wat is een UPA-account?

Bij sommige salarispakketten is het nodig om eenmalig een UPA account aan te maken. Het UPA account maakt uitwisseling van pensioengegevens mogelijk tussen uw salarispakket en PFZW.

Check (in de laatste kolom) of u een UPA account nodig heeft

Als een administratiekantoor uw pensioenadministratie beheert, dan maakt het administratiekantoor een UPA account aan. U hoeft dan zelf geen UPA account aan te maken. Zorg er dan wel voor dat uw administratiekantoor is gemachtigd. Machtig uw administratiekantoor >>

Voor organisaties:

UPA-account aanmaken voor organisaties

Voor administratiekantoren:

UPA-account aanmaken voor administratiekantoren

 

Alleen beheerders van MijnOrganisatie (dat zijn de gebruikers met profielrechten) kunnen een UPA account aanmaken.

Moet ik een UPA-account aanmaken?

Of u een UPA-account moet aanmaken, hangt af van de verbinding die uw salarispakket maakt voor het versturen van de pensioenaangifte aan PFZW. Kijk in de laatste kolom bij uw salarispakket:

Check of u een UPA account moet aanmaken

Als in de lijst in de laatste kolom "ja" staat bij uw salarispakket, is het nodig dat u een UPA account aanmaakt. Staat er "nee", dan hoeft u geen UPA-account aan te maken.

Het UPA-account wordt aangemaakt door degene die de loonadministratie doet. Doet iemand van uw organisatie zelf de loonadministratie? Dan maakt hij het UPA-account aan. Is een administratiekantoor gemachtigd om uw de loonadministratie te doen? Dan maakt het administratiekantoor het UPA-account aan.

Hoe weet ik of we al een UPA-account hebben aangemaakt?

U kunt dit terugvinden op MijnOrganisatie. Alleen beheerders van pfzw.nl/mijnorganisatie (gebruikers met profielrechten) kunnen een UPA-account aanmaken. Als er al een UPA-account is aangemaakt, dan ziet u dat het UPA-account is ingevuld. Eventuele andere beheerders van uw organisatie (of administratiekantoor) hoeven dan niets meer te doen. Er is maar één UPA-account nodig.

UPA-account aanmaken voor organisaties

Voor administratiekantoren:

UPA-account voor administratiekantoren

Hoe en waar maak ik een UPA-account aan?

Voor organisaties:
Doet iemand van uw organisatie zelf de administratie? Dan maakt u zelf een één UPA-account aan via MijnOrganisatie.

UPA account aanmaken voor organisaties


Voor administratiekantoren:
Werkt u voor een administratiekantoor en is het administratiekantoor gemachtigd om de pensioenadministratie van 1 of meer organisaties te verzorgen? Dan maakt u het UPA-account aan via MijnOrganisatie. Als u de pensioenadministratie verzorgt van meerdere organisaties, dan hoeft u maar 1 UPA-account aan te maken.

UPA account aanmaken voor administratiekantoren

Ik zie geen mogelijkheid / het lukt niet om een UPA-account aan te maken, wat moet ik doen?

Als het niet lukt om een UPA-account aan te maken, of u ziet geen mogelijkheid om een UPA-account aan te maken, dan kan dit diverse oorzaken hebben:

  1. U hoeft geen UPA-account aan te maken. Check dit via pfzw.nl/upasoftware. Kijk in de laatste kolom bij uw salarispakket: als in de lijst in de laatste kolom "ja" staat bij uw salarispakket, is het nodig dat u een UPA-account aanmaakt. Staat er "nee", dan hoeft u geen UPA-account aan te maken.
  2. U gebruikt dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als uw inloggegevens voor MijnOrganisatie. Uit veiligheidsoverwegingen kunt u voor het UPA-account niet dezelfde gegevens gebruiken als de inlog van MijnOrganisatie. Gebruik voor het UPA-account een andere gebruikersnaam en een ander wachtwoord dan voor uw inlog op MijnOrganisatie.
  3. U bent geen beheerder van MijnOrganisatie. Alleen de persoon van uw organisatie met profielrechten (beheerdersrechten) mag een UPA-account aanmaken. Heeft u deze niet? Vraag aan de beheerder (uw collega met profielrechten) om het UPA-account aan te maken.
  4. De mogelijkheid om het UPA-account aan te maken wordt op MijnOrganisatie niet getoond als bij PFZW niet bekend is welk salarispakket door uw organisatie wordt gebruikt. geef via upa@pfzw.nl aan ons door welk salarispakket u gebruikt.
  5. U werkt bij een administratiekantoor, maar het kantoor is niet gemachtigd door de organisatie om de pensioenadministratie te verzorgen. Om de machtiging direct te regelen, logt de beheerder in op MijnOrganisatie pfzw.nl/administratiekantoor. Deze link is alleen zichtbaar voor beheerders van MijnOrganisatie (gebruikers met Profielrechten) én als het administratiekantoor (nog) niet gemachtigd is.

    Machtig uw administratiekantoor

    U kunt ook een machtigingsformulier laten invullen en opsturen. De verwerkingstijd is dan langer.

    Machtig uw administratiekantoor

  6. U werkt bij een administratiekantoor en logt in op MijnOrganisatie met de inloggegevens van de organisatie zelf. Een administratiekantoor dat gemachtigd is om de pensioenadministratie te verzorgen, dient met de eigen inloggegevens in te loggen op MijnOrganisatie om een UPA-account aan te kunnen maken. Alleen het gemachtigde administratiekantoor ziet de mogelijkheid om het UPA-account aan te maken.

  7. Als u bij een organisatie werkt die gebruik maakt van een salarispakket dat een UPA-account nodig heeft en u zelf de pensioenadministratie verzorgt, en u ziet geen mogelijkheid om op MijnOrganisatie een UPA-account aan te maken, ga dan na of er nog een oude machtiging is voor een administratiekantoor. Trek de machtiging in op MijnOrganisatie onder 'Profiel', 'Organisatie'. Zodra PFZW heeft verwerkt dat uw organisatie de machtiging intrekt, ziet u op MijnOrganisatie de mogelijkheid om een UPA-account aan te maken. Let op: als u een nieuw administratiekantoor machtigt, of als u zelf de pensioenadministratie gaat verzorgen, vergeet dan niet om aan PFZW door te geven welk salarispakket gebruikt gaat worden. Bekijk hier hoe u een salarispakket wijziging doorgeeft.

  8. Uw gebruikersnaam voor het UPA-account voldoet niet aan de eisen. Voor het aanmaken van een UPA-gebruikersnaam geldt:
    * U kunt als UPA-gebruikersnaam niet meer dan 16 karakters invoeren
    * Uw UPA-gebruikersnaam moet uit minimaal 5 karakters bestaan
    * Wanneer u binnen uw UPA-gebruikersnaam een teken wilt gebruiken, dan is alleen het teken “@” toegestaan.

  9. Uw wachtwoord voor het UPA-account voldoet niet aan de eisen. Voor het aanmaken van een UPA-wachtwoord geldt:
    * Er geldt geen maximum aan aantal te gebruiken karakters
    * Uw UPA-wachtwoord moet bestaan uit tenminste 10 karakters, waarvan:
    - minimaal 1 cijfer
    - minimaal 1 hoofdletter
    - minimaal 1 kleine letter
    * De volgende tekens zijn voor een wachtwoord toegestaan: !@#$%^&*() 

Als ik een UPA-account heb gemaakt, waar in het salarispakket kan ik dan de gegevens invoeren?

Neem hiervoor contact op met de leverancier van uw salarispakket.

Hoe kom ik aan de gebruikersnaam en het wachtwoord dat ik moet invullen in het salarispakket?

Voor sommige salarispakketten is een UPA-account nodig. Dat UPA-account kunt u aanmaken op MijnOrganisatie. De gebruikersnaam en het wachtwoord van dat UPA-account vult u in bij uw salarispakket.

Lees hoe u dit doet op: Heeft u een UPA-account nodig?

Wat moet ik doen als ik mijn gebruikersnaam en/of wachtwoord van het UPA-account vergeten ben?

Uw gebruikersnaam kunt u inzien op het scherm van het UPA-account op pfzw.nl/mijnorganisatie. U kunt daar ook uw wachtwoord wijzigen. Uw UPA-account vindt u onder ‘Profiel’, ‘UPA account’:

Bekijk UPA-account (voor organisaties)


Werkt u bij een administratiekantoor? Log in op MijnOrganisatie en klik rechtsboven op de naam van uw administratiekantoor; er verschijnt een uitklapmenu. Kies vervolgens voor ‘UPA-account’. Daar vindt u uw gebruikersnaam. U kunt daar ook uw wachtwoord wijzigen.

Bekijk UPA-account (voor administratiekantoren)

 

Onze organisatie verzorgt de pensioenadministratie voor meerdere organisaties (organisatieonderdelen met ieder een eigen organisatienummer). In het salarispakket kan maar één UPA account worden ingevoerd. Hoe los ik dit op?

  1. Kies uit de meerdere organisatienummers één organisatienummer dat u als ‘hoofdnummer’ wilt gebruiken. 
  2. Bij het ‘hoofdnummer’ maakt u een UPA-account aan op MijnOrganisatie via www.pfzw.nl/accountupa
  3. De inloggegevens van het UPA-account voert u in uw salarispakket in.
    Nu is er een verbinding gelegd tussen het salarispakket en PFZW.
  4. Bij de overige organisatienummers vermeldt u in het veld leveranciersnummer (intermediair) het ‘hoofdnummer’.
    Nu kunnen de UPA berichten worden verzonden.

Let op! Vergeet niet het 'relatienummer aansluiting' in te vullen (in het salarispakket), met het eigen organisatienummer dus NIET het ‘hoofdnummer’.

Machtiging administratiekantoor

Hoe kan ik als administratiekantoor de administratie voor een nieuwe klant aanleveren via UPA?

Het is van belang dat er de organisatie uw administratiekantoor heeft gemachtigd. PFZW is verplicht om deze machtiging in de administratie te hebben, zodat we zeker weten dat wij toestemming hebben van de organisatie om gegevens met het administratiekantoor uit te wisselen.

Om de machtiging direct te regelen, logt de beheerder van de organisatie in op MijnOrganisatie en kiest voor ‘Profiel’. Bij de organisatiegegevens klikt hij op de link ‘Machtigen administratiekantoor’. Deze link is alleen zichtbaar als het administratiekantoor (nog) niet gemachtigd is.

Machtigen administratiekantoor op MijnOrganisatie 

Hoe kan ik een administratiekantoor machtigen?

Het machtigen van uw administratiekantoor is verplicht. Is het administratiekantoor al gemachtigd? Dan volstaat deze machtiging; er is voor de UPA geen nieuwe machtiging nodig.

Een machtiging is noodzakelijk om de (pensioen)administratie voor een organisatie te mogen beheren. De beheerder in uw organisatie kan dit checken op pfzw.nl/MijnOrganisatie. Om de machtiging direct te regelen, logt de beheerder in op MijnOrganisatie en kiest voor ‘Profiel’. Bij de organisatiegegevens klikt hij op de link ‘Machtigen administratiekantoor’. Deze link is alleen zichtbaar als het administratiekantoor (nog) niet gemachtigd is.

Machtigen administratiekantoor op MijnOrganisatie 

Waar kan ik als administratiekantoor zien voor welke organisaties ik gemachtigd ben om pensioenaangifte te doen?

U kunt dit terugvinden op pfzw.nl/mijnorganisatie. Log in op MijnOrganisatie en klik links boven het menu op het kader waar al één organisatie zichtbaar is. Er verschijnt een scherm met een lijst van alle organisaties waarvoor u pensioenaangifte doet.

Inloggen op MijnOrganisatie

Waar kan ik als organisatie zien of mijn administratiekantoor gemachtigd is?

U kunt dit terugvinden op pfzw.nl/mijnorganisatie. Log in op MijnOrganisatie en kies onder ‘Profiel’ voor ‘Organisatie’. Onderaan dit scherm ziet u het administratiekantoor dat gemachtigd is om voor uw organisatie de pensioenaangifte te doen.

Inloggen op MijnOrganisatie

Vrijstelling of tijdelijk uitstel

Ik heb vrijstelling/tijdelijk uitstel voor het aanleveren voor de UPA. Wat moet ik doen?

PFZW heeft een brief gestuurd naar de organisaties die vrijstelling of tijdelijk uitstel krijgen voor het aanleveren voor de UPA. Dit betekent dat deze organisaties (tijdelijk) niet via een salarispakket hoeven aan te leveren en via handmatige invoer op pfzw.nl/mijnorganisatie maandelijks pensioenaangifte kunnen doen.

Inloggen op MijnOrganisatie

Voor administratiekantoren is het niet mogelijk om via handmatige invoer pensioenaangifte te doen op MijnOrganisatie. PFZW gaat er vanuit dat administratiekantoren werken met een geautomatiseerd salarispakket.

 

UPA algemeen

Wat is de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA)?

​De Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) is een nieuwe standaard voor het volautomatisch uitwisselen van salarisgegevens tussen organisaties/administratiekantoren en pensioenfondsen. Vanaf 2017 voert PFZW als eerste pensioenfonds de uniforme aangifte in, die voor de gehele pensioensector als standaard gebruikt gaat worden. Door de pensioenaangifte te standaardiseren en te koppelen aan de salarisadministratie, voorkomen we fouten en herstelwerkzaamheden. Waardoor het efficiënter en goedkoper wordt.

Ook interessant voor u:

Wat moet ik doen om UPA gereed te zijn?
Wat zijn de voordelen van de UPA?
Waar vind ik de handleiding aanleveren UPA gegevens?

Hoe werkt de UPA?

De UPA gebruikt de salarisadministratie als bron en deze gegevens worden via software aangeleverd bij uw pensioenfonds. Dit betekent dat een aanpassing alleen nog in de bron (in het salarispakket) gedaan kan worden en daarmee ontvangt het pensioenfonds automatisch dezelfde gegevens. Dit bespaart tijd en verlaagt de kans op handmatige invoerfouten.

Bekijk de infographic: alles over de UPA in één oogsopslag

Wordt de UPA alleen door PFZW ingevoerd?

Nee. PFZW is gevraagd door de Pensioenfederatie om een pilot te draaien. Op basis van deze pilot gaan alle pensioenuitvoerders in Nederland straks de UPA gebruiken en invoeren. Er zijn ook ondernemerspensioenfondsen en pensioenverzekeraars die initiatieven op dit gebied hebben genomen. Wij sluiten hen aan op de UPA om uniformiteit in de gehele pensioensector te krijgen. De UPA is voor iedereen verplicht en heeft voor iedereen voordelen. Alle pensioenfondsen gaan over op de UPA.
​​​