Lees wat u moet doen als u overstapt naar een (ander) salarispakket.
Heeft u vragen over de uniforme pensioenaangifte (UPA)? Voorkom wachttijd aan de telefoon en kijk eerst of uw vraag in dit overzicht staat.
PFZW gebruikt de salarisadministratie als bron voor de pensioenaangifte. Bepaalde software levert deze gegevens aan bij uw pensioenfonds. Dit betekent dat een aanpassing doen alleen nog in de bron (in het salarispakket) kan. Zo ontvangt het pensioenfonds automatisch dezelfde gegevens.
Deze vorm van pensioenaangifte bespaart tijd en verlaagt de kans op handmatige invoerfouten. Lever de pensioengegevens over een bepaalde maand uiterlijk de laatste dag van de volgende maand aan.
Lees wat u moet doen als u overstapt naar een (ander) salarispakket.
Heeft u vragen over of problemen met uw salarispakket? Bekijk hier de lijst met contactgegevens van de meest voorkomende salarispakketten.
Om het voor u makkelijker en inzichtelijker te maken hoe u in bepaalde situaties toch correct aanlevert, hebben wij een overzicht voor u samengesteld. Hier leest u over een aantal bijzondere situaties, de uitleg hoe u aanlevert in deze situaties en waar u op moet letten.
Een administratiekantoor moet geautomatiseerd UPA-aanleveringen doen. Hiervoor zijn de volgende zaken van belang.
1. Zorg dat de organisatie het administratiekantoor machtigt
Zonder machtiging mag en kan uw administratiekantoor geen gegevens aanleveren. De beheerder in de organisatie (gebruiker met profielrechten) machtigt het administratiekantoor direct online via MijnOrganisatie.
2. Geef aan PFZW door welk salarispakket u gebruikt
Om de juiste gegevens te kunnen tonen op MijnOrganisatie is het van belang dat PFZW weet welk salarispakket u gebruikt. Heeft u dit nog niet aan ons doorgegeven? Geef dit dan door per e-mail via upa@pfzw.nl
3. Check of u een UPA-account moet aanmaken
Het is niet altijd nodig om een UPA-account aan te maken. Bekijk in deze tabel de laatste kolom bij uw salarispakket.
Als in de lijst in de laatste kolom "ja" staat bij uw salarispakket, is het nodig dat u een UPA-account aanmaakt. Staat er "nee", dan kunt u verder met stap 5.
4. Maak zo nodig uw UPA-account aan
Maak eenmalig een UPA-account aan om een koppeling te maken tussen uw salarispakket en PFZW, zodat u UPA-berichten kunt aanleveren. Uit veiligheidsoverwegingen kunnen we voor het UPA-account niet dezelfde gegevens gebruiken als de inlog van MijnOrganisatie.
UPA-account aanmaken
5. Lever de pensioengegevens maandelijks of vierwekelijks aan
U levert maandelijks of vierwekelijks aan. U doet dus twaalf of dertien keer per jaar pensioenaangifte via uw salarispakket.
Voor maandelijkse aanleveraars geldt: Lever de pensioengegevens van een bepaalde maand uiterlijk de laatste dag van de volgende maand aan.
Voorbeeld aanleveren gegevens van juli
U levert de gegevens van juli uiterlijk 31 augustus aan. U ziet de premie van juli en wijzigingen van voorgaande periodes terug op de factuur die u 22 september ontvangt.
Lees hier de aanleverdata als u vierwekelijks pensioengegevens aanlevert
Levert u de gegevens van juli voor 31 juli aan? Dan ziet u de premie van juli en wijzigingen van voorgaande periodes terug op de factuur die u 22 augustus ontvangt.
Een nieuwe medewerker meldt u aan via uw salarispakket. Heeft u vrijstelling of tijdelijk uitstel om aan te leveren via een salarispakket? Dan meldt u een nieuwe medewerker aan op MijnOrganisatie. Klik op de volgende link voor het stappenplan om een nieuwe medewerker, oproepkracht, stagiair of vakantiekracht aan te melden:
U levert maandelijks of vierwekelijks aan. U doet dus twaalf of dertien keer per jaar pensioenaangifte via uw salarispakket.
Lever de pensioengegevens van een bepaalde maand uiterlijk de laatste dag van de volgende maand aan.
Voorbeeld aanleveren gegevens van juli
U levert de gegevens van juli uiterlijk 31 augustus aan. U ziet de premie van juli en wijzigingen van voorgaande periodes terug op de factuur die u 22 september ontvangt.
Doet u al tijdens de werkmaand juli pensioenaangifte? Dus vóór 31 juli. Dan ziet u de premie van juli en wijzigingen van vorige periodes terug op de factuur van 22 augustus.
Het aanleveren van pensioengegevens vóór het einde van de maand is verplicht. Bent u te laat of vergeten pensioenaangifte te doen?
Een aangifteherinnering kan u helpen bij een tijdige pensioenaangifte. Het enige wat u hoeft door te geven is het e-mailadres waarop u een herinnering wilt ontvangen. Log in op MijnOrganisatie. Ga naar ‘Profiel’ en klik op 'Contactpersonen en gebruikers'.
Bij het verzenden van een UPA vult u bij ‘nummer leverancier’ het organisatienummer bij PFZW in van degene die de aangifte instuurt. Levert de organisatie zelf de UPA aan? Vul dan het organisatienummer van de organisatie zelf in. Levert een administratiekantoor de UPA aan? Vul dan het organisatienummer van het administratiekantoor in.
Let op dat het nummer dat u invult exact overeenkomt met het organisatienummer; voeg geen punten of nullen toe.
Let op: het organisatienummer is niet de gebruikersnaam van het UPA-account.
U vindt het organisatienummer op MijnOrganisatie. Een administratiekantoor vindt het organisatienummer onder 'Gegevens administratiekantoor' op MijnOrganisatie. Andere namen die ook voor dit nummer worden gebruikt, zijn: kenmerk, werkgeversnummer, instellingsnummer, instantienummer, klantnummer of aansluitnummer.
Bij ‘naam leverancier’ vult u de naam in van de organisatie of het administratiekantoor die de UPA aanlevert. Levert de organisatie zelf de aangifte aan? Vul dan de naam in van de organisatie. Levert een administratiekantoor de aangifte aan? Vul dan de naam in van het administratiekantoor.
Bij het relatienummer aansluiting vult u het organisatienummer in van de organisatie (in geval van een administratiekantoor: het organisatienummer van uw klant waarvoor u de UPA inzendt). Het is van belang dat u het organisatienummer invult dat hoort bij het loonheffingennummer. Check voor de zekerheid of de combinatie van relatienummer en loonheffingennummer klopt. Lees meer op pfzw.nl/loonheffingennummer.
Let op dat het nummer dat u invult exact overeenkomt met het organisatienummer; voeg geen punten of nullen toe.
Let op: het organisatienummer is niet de gebruikersnaam van het UPA-account.
U vindt het organisatienummer onder 'Profiel', 'Organisatie' op MijnOrganisatie. Andere namen die ook voor dit nummer worden gebruikt, zijn: kenmerk, werkgeversnummer, instellingsnummer, instantienummer, klantnummer of aansluitnummer.
Voor de UPA levert u de pensioengegevens aan van alle medewerkers over een bepaalde periode (maand of vierwekelijkse periode).
Bij een oproepkracht worden uren (vaak) een maand achteraf uitbetaald. Het kan voorkomen dat er perioden zijn waarin de oproepkracht geen betalingen heeft ontvangen. Over die perioden vult u wel het voltijd jaarsalaris in en geeft u nul (0) uren door.
U meldt alle medewerkers van de organisatie aan, maar voor degenen die niet onder de pensioenregeling vallen zet u de regelinggegevens uit. Op basis van (onder andere) de aard van de code kunnen we zien of medewerkers wel of niet deelnemen aan de pensioenregeling. Dit betekent dat we wel de gegevens van deze medewerkers ontvangen, maar geen premie berekenen.
Als u vrijstelling of tijdelijk uitstel heeft gekregen om aan te leveren via een salarispakket, en via handmatige invoer op MijnOrganisatie pensioenaangifte mag doen, dan hoeft u de vakantiekrachten en stagiairs niet aan te melden.
Zorg ervoor dat bij betalingen die niet pensioengevend zijn, de regelinggegevens pensioen (inhouding pensioenpremie) uit staan. Dit geldt voor wachtgeld, maar ook aanvullingen WW, WIA en bijvoorbeeld onkostenvergoedingen voor leden van de RvT. Ook bij vakantiewerkers en stagiairs zet u de regelinggegevens pensioen uit. Dit betekent dat we wel de gegevens van deze medewerkers ontvangen, maar geen premie berekenen.
Als u vrijstelling of tijdelijk uitstel heeft gekregen om aan te leveren via een salarispakket, en via handmatige invoer op MijnOrganisatie pensioenaangifte mag doen, dan hoeft u de vakantiekrachten, stagiairs en wachtgelders niet aan te melden.
De basis voor het voltijd jaarsalaris/regelingloon is de situatie per 1 januari van een jaar of de datum van indiensttreding. PFZW wil van de medewerkers het voltijd jaarsalaris/regelingloon weten om op basis daarvan de pensioenopbouw te berekenen.
Het voltijd jaarsalaris/regelingloon berekent u:
Wij gaan in de beschrijvingen van de onderdelen niet specifiek in op afspraken die gelden in de verschillende cao’s. Zo kan het voorkomen dat een eindejaarsuitkering met of zonder vakantiegeld is.
In de aangifte loonheffingen vraagt de Belastingdienst niet naar de gegevens van de dienstbetrekking, maar naar de gegevens van de inkomstenverhouding (IKV). Aangezien de Uniforme Pensioen Aangifte zoveel mogelijk aansluit op de loonaangifte, dient u bij de pensioenaangifte het nummer inkomstenverhouding (IKV-nummer) in te vullen.
Maar ook als u geen loonaangifte doet, moet u het nummer inkomstenverhouding invullen. U mag zelf een nummer inkomstenverhouding toekennen. Let op, als u in de toekomst loonaangifte gaat doen en/of een salarispakket krijgt, dan moet u het toegekende nummer overnemen in het salarispakket.
De uren voor regeling moet u elke periode (maand of 4 weken) doorgeven. Dit geldt voor zowel vaste medewerkers als voor oproepkrachten.
Uren en toeslagen die deel uitmaken van de uren voor regeling:
De verloonde uren voor pensioen mogen geen schommelingen vertonen in maanden die meer of minder SV dagen hebben. Schommelingen zijn alleen toegestaan in maanden waarin extra uren gewerkt zijn.
Vanaf 1 januari 2006 geldt dat iedere medewerker ook pensioen opbouwt over de uren die hij méér werkt dan de voor hem normaal geldende cao-werktijd. Met andere woorden: de uren voor regeling kunnen hoger zijn dan 156 uur per periode bij een werkweek van 36 uur. (Bij een werkweek van 38 uur geldt 164,67 uur en bij een werkweek van 40 uur geldt 173,33 uur).
De uren voor regeling ronden we af op twee cijfers achter de komma. Het derde cijfer achter de komma is bepalend voor de afronding: t/m 4 naar beneden, 5 t/m 9 naar boven.
Als u vanuit een organisatie of administratiekantoor een pensioenaangifte aanlevert via een salarispakket, dan krijgt u berichten terug (meldingen) vanuit het salarispakket. Deze meldingen worden weergegeven op MijnOrganisatie.
Als u via handmatige invoer uw pensioengegevens aanlevert op MijnOrganisatie, dan krijgt u geen meldingen te zien. Zodra u de gegevens op MijnOrganisatie heeft ingevuld, verzendt u deze. Als de verzending succesvol is, krijgt u hiervan direct een melding op het scherm in MijnOrganisatie te zien.
Controleer eerst of de gebruikersnaam van het UPA-account is ingevuld in het salarispakket. Dit is niet hetzelfde als het door het PFZW afgegeven organisatienummer. Bij de gebruikersnaam van het UPA-account hoort het wachtwoord van het UPA-account. Dat is niet hetzelfde als het wachtwoord dat u gebruikt om in te loggen op MijnOrganisatie.
Als u nog geen UPA-account heeft, maak dit dan eerst aan op MijnOrganisatie.
Voor organisaties:
Voor administratiekantoren:
Dit kan twee oorzaken hebben:
1. Het loonheffingennummer dat bij ons in de administratie staat, is niet juist. Verzorgt u als administratiekantoor de pensioenaangifte van meerdere organisaties in de sector zorg en welzijn? Dan moet elke organisatie een eigen loonheffingennummer hebben.
Op MijnOrganisatie kunt u controleren welk loonheffingennummer bij ons geregistreerd staat. Klopt het loonheffingennummer niet? Geef een wijziging of fout in het loonheffingennummer door via e-mail: relatiebeheer@pfzw.nl. Vermeld in uw e-mail:
Zodra het juiste loonheffingennummer op MijnOrganisatie staat, stuurt u uw pensioenaangifte opnieuw in.
Bij sommige salarispakketten is het nodig om eenmalig een UPA account aan te maken. Het UPA account maakt uitwisseling van pensioengegevens mogelijk tussen uw salarispakket en PFZW. Check (in de laatste kolom) of u een UPA account nodig heeft
Als een administratiekantoor uw pensioenadministratie beheert, dan maakt het administratiekantoor een UPA account aan. U hoeft dan zelf geen UPA account aan te maken. Zorg er dan wel voor dat uw administratiekantoor is gemachtigd. Machtig uw administratiekantoor.
Voor organisaties:
UPA-account aanmaken voor organisaties
Voor administratiekantoren:
UPA-account aanmaken voor administratiekantoren
Alleen beheerders van MijnOrganisatie (dat zijn de gebruikers met profielrechten) kunnen een UPA account aanmaken.
Of u een UPA-account moet aanmaken, hangt af van de verbinding die uw salarispakket maakt voor het versturen van de pensioenaangifte aan PFZW. Kijk in de laatste kolom bij uw salarispakket:
Check of u een UPA account moet aanmaken
Als in de lijst in de laatste kolom "ja" staat bij uw salarispakket, is het nodig dat u een UPA account aanmaakt. Staat er "nee", dan hoeft u geen UPA-account aan te maken.
Het UPA-account wordt aangemaakt door degene die de loonadministratie doet. Doet iemand van uw organisatie zelf de loonadministratie? Dan maakt hij het UPA-account aan. Is een administratiekantoor gemachtigd om uw de loonadministratie te doen? Dan maakt het administratiekantoor het UPA-account aan.
U kunt dit terugvinden op MijnOrganisatie. Alleen beheerders van MijnOrganisatie (gebruikers met profielrechten) kunnen een UPA-account aanmaken. Als er al een UPA-account is aangemaakt, dan ziet u dat het UPA-account is ingevuld. Eventuele andere beheerders van uw organisatie (of administratiekantoor) hoeven dan niets meer te doen. Er is maar één UPA-account nodig.
Voor organisaties:
Doet iemand van uw organisatie zelf de administratie? Dan maakt u zelf een één UPA-account aan via MijnOrganisatie.
UPA account aanmaken voor organisaties
Voor administratiekantoren:
Werkt u voor een administratiekantoor en is het administratiekantoor gemachtigd om de pensioenadministratie van 1 of meer organisaties te verzorgen? Dan maakt u het UPA-account aan via MijnOrganisatie. Als u de pensioenadministratie verzorgt van meerdere organisaties, dan hoeft u maar 1 UPA-account aan te maken.
Als het niet lukt om een UPA-account aan te maken, of u ziet geen mogelijkheid om een UPA-account aan te maken, dan kan dit diverse oorzaken hebben:
Machtig uw administratiekantoor
U kunt ook een machtigingsformulier laten invullen en opsturen. De verwerkingstijd is dan langer.
U werkt bij een administratiekantoor en logt in op MijnOrganisatie met de inloggegevens van de organisatie zelf. Een administratiekantoor dat gemachtigd is om de pensioenadministratie te verzorgen, dient met de eigen inloggegevens in te loggen op MijnOrganisatie om een UPA-account aan te kunnen maken. Alleen het gemachtigde administratiekantoor ziet de mogelijkheid om het UPA-account aan te maken.
Als u bij een organisatie werkt die gebruik maakt van een salarispakket dat een UPA-account nodig heeft en u zelf de pensioenadministratie verzorgt, en u ziet geen mogelijkheid om op MijnOrganisatie een UPA-account aan te maken, ga dan na of er nog een oude machtiging is voor een administratiekantoor. Trek de machtiging in op MijnOrganisatie onder 'Profiel', 'Organisatie'. Zodra PFZW heeft verwerkt dat uw organisatie de machtiging intrekt, ziet u op MijnOrganisatie de mogelijkheid om een UPA-account aan te maken. Let op: als u een nieuw administratiekantoor machtigt, of als u zelf de pensioenadministratie gaat verzorgen, vergeet dan niet om aan PFZW door te geven welk salarispakket gebruikt gaat worden. Bekijk hier hoe u een salarispakket wijziging doorgeeft.
Uw gebruikersnaam voor het UPA-account voldoet niet aan de eisen. Voor het aanmaken van een UPA-gebruikersnaam geldt:
* U kunt als UPA-gebruikersnaam niet meer dan 16 karakters invoeren
* Uw UPA-gebruikersnaam moet uit minimaal 5 karakters bestaan
* Wanneer u binnen uw UPA-gebruikersnaam een teken wilt gebruiken, dan is alleen het teken “@” toegestaan.
Uw wachtwoord voor het UPA-account voldoet niet aan de eisen. Voor het aanmaken van een UPA-wachtwoord geldt:
* Er geldt geen maximum aan aantal te gebruiken karakters
* Uw UPA-wachtwoord moet bestaan uit tenminste 10 karakters, waarvan:
- minimaal 1 cijfer
- minimaal 1 hoofdletter
- minimaal 1 kleine letter
* De volgende tekens zijn voor een wachtwoord toegestaan: !@#$%^&*()
Neem hiervoor contact op met de leverancier van uw salarispakket.
Voor sommige salarispakketten is een UPA-account nodig. Dat UPA-account kunt u aanmaken op MijnOrganisatie. De gebruikersnaam en het wachtwoord van dat UPA-account vult u in bij uw salarispakket.
Uw gebruikersnaam kunt u inzien op het scherm van het UPA-account op MijnOrganisatie. U kunt daar ook uw wachtwoord wijzigen.
Werkt u bij een administratiekantoor? Log in op MijnOrganisatie en klik rechtsboven op de naam van uw administratiekantoor; er verschijnt een uitklapmenu. Kies vervolgens voor ‘UPA-account’. Daar vindt u uw gebruikersnaam. U kunt daar ook uw wachtwoord wijzigen.
Let op! Vergeet niet het 'relatienummer aansluiting' in te vullen (in het salarispakket), met het eigen organisatienummer dus NIET het hoofdnummer.
Het is van belang dat er de organisatie uw administratiekantoor heeft gemachtigd. PFZW is verplicht om deze machtiging in de administratie te hebben, zodat we zeker weten dat wij toestemming hebben van de organisatie om gegevens met het administratiekantoor uit te wisselen.
Om de machtiging direct te regelen, logt de beheerder van de organisatie in op MijnOrganisatie en kiest voor ‘Profiel’. Bij de organisatiegegevens klikt hij op de link ‘Machtigen administratiekantoor’. Deze link is alleen zichtbaar als het administratiekantoor (nog) niet gemachtigd is.
Het machtigen van uw administratiekantoor is verplicht. Is het administratiekantoor al gemachtigd? Dan volstaat deze machtiging; er is voor de UPA geen nieuwe machtiging nodig.
Een machtiging is noodzakelijk om de (pensioen)administratie voor een organisatie te mogen beheren. De beheerder in uw organisatie kan dit checken op MijnOrganisatie. Om de machtiging direct te regelen, logt de beheerder in op MijnOrganisatie en kiest voor ‘Profiel’. Bij de organisatiegegevens klikt hij op de link ‘Machtigen administratiekantoor’. Deze link is alleen zichtbaar als het administratiekantoor (nog) niet gemachtigd is.
U kunt dit terugvinden op MijnOrganisatie. Log in en klik links boven het menu op het kader waar al één organisatie zichtbaar is. Er verschijnt een scherm met een lijst van alle organisaties waarvoor u pensioenaangifte doet.
U kunt dit terugvinden op MijnOrganisatie. Log in en kies onder ‘Profiel’ voor ‘Organisatie’. Onderaan dit scherm ziet u het administratiekantoor dat gemachtigd is om voor uw organisatie de pensioenaangifte te doen.
PFZW heeft een brief gestuurd naar de organisaties die vrijstelling of tijdelijk uitstel krijgen voor het aanleveren voor de UPA. Dit betekent dat deze organisaties (tijdelijk) niet via een salarispakket hoeven aan te leveren en via handmatige invoer op MijnOrganisatie maandelijks pensioenaangifte kunnen doen.
Voor administratiekantoren is het niet mogelijk om via handmatige invoer pensioenaangifte te doen op MijnOrganisatie. PFZW gaat er vanuit dat administratiekantoren werken met een geautomatiseerd salarispakket.