Zorgorganisaties helpen om écht stappen te zetten met strategische personeelsplanning (SPP). En op die manier bijdragen aan het oplossen van personele uitdagingen in de zorg. Dat is het doel van de lerende netwerken die PFZW Datadiensten organiseert. Corine van Die, projectleider bij SOVAK, neemt deel aan het netwerk in Noord-Brabant. Marcel Haverkamp is daar de begeleidend consultant. Ze vertellen over lessen, verrassingen en de kracht van kwetsbaarheid.
Te weinig instroom en te veel uitstroom. Dat is de kern van de arbeidsproblematiek waar ook SOVAK, dienstverlener voor mensen met een beperking, mee te maken heeft. Van Die: ‘We pakken dat probleem heel breed aan, hebben tegelijk projecten gestart voor onder meer onboarding, arbeidsmarktcommunicatie, het primair proces, de uitstroom én SPP. Ik ben van huis uit veranderkundige, en mijn taak is zorgen dat we zaken niet nodeloos ingewikkeld maken. De wens met SPP te starten lag er. De koers was helder, het koppelen van juiste data bleek ingewikkelder, terwijl we op de andere onderwerpen wel stappen zetten. Het lerend netwerk van PFZW Datadiensten kwam op het juiste moment.’
Haverkamp is de begeleidend consultant bij het netwerk in Brabant, en de bedenker van het concept. Dat is in de kern vrij simpel: ‘We combineren veel zaken die we eerder al apart en individueel aanboden. Dat gaat van de begeleiding bij het concreet maken van een medewerkerreis, tot het leren werken met tools als ons HR-dataportaal en onze Scenariotool. Voor werkgevers kost het ongeveer net zo veel als een individueel traject, en nu hebben ze ook de toegevoegde waarde van het leren van elkaar.’
De netwerken worden regionaal georganiseerd, en iedere deelnemende organisatie vaardigt minstens twee mensen af: iemand vanuit HR, en iemand met een andere achtergrond. Haverkamp: ‘Als je echt iets wilt veranderen in de praktijk, heb je draagvlak nodig. Dat krijg je niet als SPP alleen een HR-ding is. Het doel is verandering in gang te zetten, en daarom verwachten we ook een actieve houding van de deelnemers. Dit is niet een cursus waar je passief kunt consumeren. In de eerste sessie geeft elke deelnemer al een presentatie van een minuut of tien. Over waar ze staan, waar ze naar toe willen, wat goed gaat, en vooral: wat niet lukt.’
Van Die: ‘Dat hielp meteen om de toon te zetten. Sowieso was helder: hier moet gewerkt worden. Dat bleek ook wel uit het huiswerk dat we de rest van het traject meekregen. Maar het was vooral prettig om te zien dat andere organisaties ook stoeien met het bijeenbrengen van de verschillende onderdelen, kwantitatief en kwalitatief. Dat het blijkbaar voor veel meer mensen lastig is, en dat ze niet te beroerd zijn om dat toe te geven. Natuurlijk, je schrijft je niet voor niets in, dus je komt er ook niet mee weg om te zeggen dat je alles op orde hebt. Maar de momenten dat mensen zich het kwetsbaarst opstelden, waren wel de momenten die bij iedereen zijn blijven hangen, én die achteraf het meest hielpen om nieuwe ideeën op te doen.’
Haverkamp: ‘Dat zien we ook in andere netwerken. Deelnemers denken echt met elkaar mee, ze werken heel goed samen. Dat hadden we natuurlijk wel gehoopt, maar niet per se verwacht. Ik ben telkens weer blij verrast door de openheid en het onderling vertrouwen. Blijkbaar beseffen organisaties dat ze niet alles in hun eentje op kunnen lossen. En dat ze niet zelf het wiel opnieuw hoeven uit te vinden. Ik ben er ook wel trots op dat we blijkbaar de juiste voorwaarden hebben gecreëerd voor die sfeer, ook nu we door corona alles online moesten doen.’
Na de eerste sessie stellen alle deelnemers zich een concreet doel. Het beperken van de uitstroom bijvoorbeeld, of nauwkeurig in kaart brengen waar de personele uitdaging nou écht zit. En de rest van het traject is erop gericht om een concreet plan van aanpak te ontwikkelen om dat doel te halen. Haverkamp: ‘Daarbij gaan we veel verder dan alleen het aanbieden van een theoretisch model. We bieden ook de middelen aan om met zo’n model te werken, en we helpen de eerste stappen te zetten.’ Die middelen zijn tools als de Scenariotool en het HR-dataportaal.
Van Die: ‘Het was voor mij als veranderkundige echt een eyeopener wat er allemaal kan met data. En vooral ook hoeveel er al beschikbaar is, bijvoorbeeld aan cijfers over de regio. Dat duizelt me nu nog, eerlijk gezegd, maar onze afdeling HR kan er inmiddels goed mee uit de voeten. Voor mezelf heb ik vooral het scenarioplannen meegenomen. Dat gebruik ik nu ook voor andere projecten dan SPP. Heel fijn, zo’n andere manier te om uitdagingen te benaderen. Het helpt me om dilemma’s bloot te leggen.’
Haverkamp: ‘De data die er is, en de manier om daarmee te werken, kan nooit een doel op zich zijn. Het is altijd een middel om inzicht te krijgen in het succes en belang van verschillende interventies. We zien dat deelnemers aan onze netwerken heel verschillend zijn qua datavolwassenheid, maar dat ze allemaal stappen kunnen zetten. Vooral als het gaat om het gestructureerd in kaart brengen van personele vraagstukken, daarop interveniëren, en vervolgens monitoren en bijsturen. Als je dat als afdeling HR consequent doet, heb je ook veel eerder een businesscase naar je bestuur. Het helpt om strategisch partner te worden.’
Het netwerk helpt ook om concrete resultaten te boeken, volgens Van Die: ‘Wij hebben met SPP inmiddels een pilot gedraaid in een van onze regio’s. De data die we daarvoor gebruikten, hebben we besproken met medewerkers, we hebben hen gevraagd mee te denken met hun blik vanuit de praktijk. Zo ontstond een volledig beeld. Dan gebeuren er echt toffe dingen. Als mensen helder hebben in welke situatie we met z’n allen zitten, raken ze meer betrokken en denken ze veel actiever mee. Dat hielp ons om onze externe en interne arbeidsmarkt sterker te maken. Collega’s springen eerder bij in andere teams, er wordt minder flex ingezet. En dat soort verhalen hoor ik ook van andere deelnemer binnen SOVAK.’
Het netwerk in Noord-Brabant is nog niet helemaal afgerond. Na de zomer volgt nog een aantal terugkomsessies. Haverkamp: ‘Die doen we soms met zijn allen, soms individueel. Hoe verder je in zo’n traject komt, hoe meer er soms behoefte is aan maatwerk. Als het kan, helpen we graag om veranderingen niet alleen in gang te zetten, maar ook om ze duurzaam te maken.’ Dat zit bij SOVAK wel goed. Van Die: ‘Voor ons past dit perfect bij de andere deelprojecten. De beweging is er, die stop je niet meer zomaar. Ik kijk dan ook uit naar die terugkomsessies. Het is super om je kwetsbaar op te stellen, maar natuurlijk óók om successen met elkaar te delen.’